La Coordinación de Caso supone que todo NNA con expediente abierto en el AMF tendrá asignado una o un profesional referente del propio AMF que asumirá la responsabilidad de liderar, dirigir y coordinar la intervención llevada a cabo con él o ella y su familia.  La aplicación de este modelo de trabajo implica la extensión de lo establecido en el art. 211.1 de la LIA respecto a los NNA con medida legal de protección de tutela o guarda, a todos los NNA atendidos en el AMF:

Artículo 211. Profesional de referencia.
1. Cuando una persona menor sea declarada en situación de desamparo o en guarda se le asignará una persona profesional de referencia, al objeto de garantizar la coherencia de los itinerarios de atención y la coordinación, la integridad y la continuidad del proceso de intervención y valoración del expediente individual de protección.

El establecimiento de una persona profesional referente queda también establecida en el art. 19.4 de la Ley 12/2008, de 5 de diciembre, de Servicios Sociales: 

Artículo 19. Procedimiento básico de intervención.
4. La responsabilidad para la coordinación del procedimiento recaerá en un profesional o una profesional del Sistema Vasco de Servicios Sociales en los siguientes términos: b) En aquellos casos en que el grado de intensidad del apoyo requerido así lo aconsejara, la responsabilidad de un caso podrá ser transferida por la persona profesional referente a una persona profesional de los servicios sociales de atención secundaria, quien asumirá, a partir de ese momento, la función de coordinación de dicho caso, (…)

3.1.1. Funciones que implica la Coordinación de Caso

Los técnicos y técnicas del AMF tendrán asignada como función principal, además de otras funciones específicas correspondientes a su Unidad, la Coordinación de Caso. Esto implica:

• Ejercer como profesional principal de referencia para la familia, el NNA, y el conjunto de personas, profesionales y servicios implicados en el caso.
• Mantener información actualizada de la situación de la NNA y familia.
• Centralizar la información del caso y mantener el expediente completo, actualizado y ordenado.
• Velar para que en todo el procedimiento de intervención del AMF se respeten y prioricen los derechos, intereses y necesidades del NNA.
• Ejecutar, con el apoyo de su equipo, las medidas de protección propuestas que afecten a los NNA cuya intervención coordina.
• Fases de Recepción, Investigación, Evaluación inicial y diseño de Plan de Caso inicial, así como cualquier momento del proceso de intervención con NNA con expediente abierto de protección en los que se detecte una nueva situación de posible riesgo grave o desamparo:
  • Recibir y estudiar la información disponible.
  • Proceder con el apoyo de su equipo a la recogida de la información y valoración de la situación del NNA y su familia.
  • Analizar conjuntamente con su equipo y la persona Responsable Técnica de Equipo en su Unidad la situación del NNA, elaborar la propuesta de Plan de Caso inicial, y, en su caso, proponer las medidas legales de protección que se estimen oportunas.
  • Elaborar los correspondientes informes.
  • Informar sobre las conclusiones de estas fases y el diseño del Plan de Caso inicial a los SSM.
• Informar al NNA (según su grado de madurez) y las personas progenitoras, tutoras o guardadoras de forma clara y razonada de la valoración del AMF sobre su situación y sus propuestas de actuación, y escuchar su opinión al respecto.
• Promover la participación y colaboración del NNA y las personas progenitoras, tutoras o guardadoras en el diseño y ejecución del Plan de Caso.
• Puesta en marcha y seguimiento del Plan de Caso: 

  • Gestionar y coordinar la provisión de los recursos y servicios acordados en el Plan.  

  • Promover una actuación coordinada y coherente de los diferentes servicios y profesionales implicados en la intervención, incluyendo siempre a SSM. 

  • Recoger información permanente sobre la situación del NNA y valorar periódicamente con su equipo y la persona Responsable Técnica de Equipo en su Unidad la evolución y resultados de la intervención. 

  • Proceder a la revisión formal del Plan de Caso en el foro y los plazos establecidos en la legislación vigente, proponer los cambios pertinentes en el mismo, y acordar dichas modificaciones con los agentes implicados (NNA, personas progenitoras, tutoras o guardadoras, otros profesionales y servicios).  

  • Mantener informados a los SSM de la evolución de la intervención y de las revisiones del Plan de Caso.  

• Propuesta de medida definitiva para el caso:  

  • Presentar y analizar con su equipo y la persona Responsable Técnica de Equipo en su Unidad una propuesta de medida definitiva para cada NNA, para su presentación en la COTAIA en los plazos establecidos para ello.

  • Informar a los SSM.  

• Realizar las actuaciones necesarias para formalizar, y en su caso cesar, las medidas de protección establecidas.  

• Cierre del Expediente: 

  • Proponer el cierre de expediente, analizar conjuntamente la propuesta con su equipo y la persona Responsable Técnica de Equipo en su Unidad. 

  • Coordinar el cierre de expediente con SSM.  

  • Proceder a la derivación del caso a otros servicios cuando resulte pertinente. 

  • Realizar las comunicaciones oportunas sobre el cierre.

• Cuando así sea solicitado, facilitar de forma inmediata al personal administrativo los datos requeridos.  

• Elaborar informes de seguimiento con la periodicidad que así sea establecida sobre la situación del NNA y la evolución de la intervención, y remitir estos informes a Fiscalía cuando así sea solicitado por esta y, en cualquier caso, con NNA con medida legal de protección. 

• Elaborar informes específicos sobre el caso cuando así sea requerido por los y las responsables del AMF, COTAIA, instancias judiciales o Fiscalía.

Es importante destacar que, además de la o el profesional que ejerza como Coordinadora o Coordinador de Caso, habrá más profesionales y servicios participando en los procesos de valoración, toma de decisión e intervención (SSM, servicios educativos, sanitarios, etc.). La Coordinación de Caso no significa que el AMF o la o el técnico coordinador asuma la responsabilidad exclusiva de la intervención o las tomas de decisión, ni siquiera que asuma en todo momento el protagonismo principal en la intervención directa con el caso; puede que en algunos momentos sea así, mientras que en otros momentos o para determinadas tareas sea otro servicio o profesional quien asuma un papel de mayor protagonismo o implicación. Todo depende de las características del caso y de lo que se considere más adecuado para la buena marcha de la intervención.

3.1.2. Criterios para la asignación de la Coordinación de Caso

Criterios generales:

1. La Coordinación de Caso siempre será ejercida por profesionales propios del AMF.

2. La coordinación de la intervención con los NNA de una misma familia será asignada al mismo profesional (salvo casos excepcionales en que no se considere pertinente).  

3. Se asignará el mismo técnico o técnica Coordinador de Caso a núcleos familiares que se encuentren dentro de otros núcleos familiares (salvo circunstancias que lo desaconsejen o impidan). 

4. Se procurará la máxima estabilidad de dicho profesional. Siguiendo lo establecido en los art. 211.2 y 211.3 de la LIA, cuando se produzcan cambios en esta figura, se cuidará especialmente el mantenimiento de la continuidad de la intervención:

Artículo 211. Profesional de referencia.
2. En todo caso, la persona profesional de referencia (…) será el referente de la persona menor de edad hasta el cese de la medida de protección.
3. La modificación de la medida de protección conllevará, cuando se considere adecuado al interés superior de la persona menor de edad, un cambio de la persona profesional de referencia, en cuyo caso deberán articularse mecanismos que aseguren un trasvase adecuado y fluido de la información entre la persona profesional de referencia de la medida que cesa y la de la nueva medida que se haya adoptado, con el fin de garantizar la transición entre medidas y la coherencia de los itinerarios de atención, y no perjudicar la continuidad del proceso de intervención.

La decisión de qué técnico o técnica va a coordinar cada caso será adoptada por la persona Responsable Técnica de Equipo en la Unidad correspondiente. Para ello, se seguirán los siguientes criterios, que serán valorados en conjunto y con flexibilidad: 

1. Número de casos que cada profesional está coordinando. La distribución deberá ser equitativa y no superar, salvo por causas irresolubles y de carácter temporal, la ratio de familias/técnico recomendada para cada Unidad. El número máximo idóneo de casos a coordinar simultáneamente por cada técnico o técnica será de: 

   • 35 NNA en URVO 

   • 45 NNA en UPF, UAFA y UAR  

     Estas cifras no incluyen ni se aplicarán a las personas menores de edad migrantes no acompañadas, cuya coordinación será asignada entre los técnicos de la Unidad que corresponda, según necesidades.
2. Zona geográfica de procedencia del caso o centro de acogida en el que se encuentra el NNA.
   Cuando la asignación de expedientes se realice por zona geográfica, se asegurará que haya un número similar de casos asignados a cada coordinador/a y equipo y que el tipo de problemática esté compensada. Si fuera necesario para lograr esa compensación, los coordinadores/as y equipos asumirán casos de otras zonas. Las personas Responsables Técnicas de Equipo en cada Unidad establecerán los criterios para la asignación de la coordinación en familias sin domicilio estable, transeúntes o con cambios frecuentes de domicilio.
   
   En determinados casos, la coincidencia del lugar de residencia de la familia con el del técnico o técnica al que corresponde la Coordinación de Caso, podrá ser motivo suficiente para no asignar o aconsejar un cambio.
   En la UAR se asignarán en lo posible unidades convivenciales (hogar o grupo educativo) completas.
3. Titulación y formación específica del técnico o técnica.
   Serán asignados prioritariamente a psicólogos y psicólogas los casos en que los aspectos psicológicos y relacionales tengan especial relevancia y complejidad. Entre ellos se encuentran, por ejemplo, los casos de violencia sexual intrafamiliar, NNA con problemas graves de comportamiento o salud mental, o dinámicas familiares relacionales muy disfuncionales.

4. Conocimiento o intervención previa en el caso. En ocasiones, el hecho de que un técnico o técnica tenga conocimiento o haya intervenido previamente con una familia puede ser positivo para ejercer posteriormente la coordinación de caso. En otras ocasiones, por el contrario, particularmente cuando se ha producido alguna intervención difícil o conflictiva, puede suceder justamente a la inversa.  

5. En casos con características particulares o diferenciadas, se buscará el técnico o técnica que disponga de las características personales y formativas idóneas.