De acuerdo al art. 8 del Decreto Foral 7/2025, de 25 de febrero, la COTAIA podrá reunirse con carácter ordinario y extraordinario, bien de forma presencial o telemática. Se reunirá, con carácter ordinario, semanalmente. En periodo vacacional podrá adecuarse la frecuencia a las circunstancias concurrentes. Con carácter extraordinario podrá reunirse cuando lo aconseje la urgencia de los asuntos a tratar, previa convocatoria de la Presidencia a iniciativa propia o a solicitud de un o una miembro de la comisión.  

Los acuerdos de las sesiones de la COTAIA constarán en un acta que levantará la Secretaría, con el visto bueno de la Presidencia, reflejando los asistentes, el orden del día fijado, circunstancias de lugar y tiempo de la celebración y el contenido de los acuerdos adoptados. Así mismo se podrá expedir certificación de las propuestas adoptadas para su incorporación al expediente y a los efectos de tramitar, en su caso, la propuesta para su elevación a consideración y procedente resolución del órgano foral competente.  

Sometido un asunto a la comisión, cuando esta acordase su no aprobación, deberá indicar los motivos de tal decisión para su constancia en el acta. La persona Responsable Técnica de Equipo en la Unidad afectada habrá de ser informada a fin de que decida lo procedente sobre su reformulación técnica o subsanación de errores o defectos, salvo que se halle presente en la sesión donde se tome el acuerdo, momento en el que se dará por enterada. Los acuerdos que consten en el acta serán tramitados administrativamente por las unidades que hayan propuesto el asunto a la comisión.  

Cuando la complejidad o los requerimientos técnicos que demanden los asuntos a tratar o las funciones a realizar por la comisión lo exija, la Presidencia podrá constituir comisiones técnicas o grupos de trabajo para asuntos concretos y determinados, con la estructura, composición y permanencia que considere oportuno (art. 9).