Cuando el Coordinador o Coordinadora de Caso valore que puede ser pertinente el cierre de expediente, estudiará también el procedimiento y plazos de tiempo para llevarlo a cabo. Presentará la propuesta a la persona Responsable Técnica en su Unidad. Posteriormente, la propuesta se presentará a COTAIA para su aprobación y, en su caso, posterior resolución. 

Además de proceder a la remisión de las comunicaciones oportunas, el Coordinador o Coordinadora de Caso llevará a cabo un cierre formal de la intervención con la familia, el NNA y aquellos servicios o profesionales relevantes en el caso. Siempre que sea posible, el cierre se llevará a cabo mediante una entrevista personal con el NNA y la familia. Si no fuera posible, se hará por escrito. 

Si procede derivación del caso a otro servicio o institución, la comunicación del cierre se realizará en el propio documento de derivación. La derivación a SSM o la comunicación del cierre de expediente se realizará en los casos y siguiendo el procedimiento establecido al efecto. Si hubiera discrepancias, se tratarán de acuerdo a lo señalado en el art. 180 LIA y en el instrumento Balora. En el expediente deberá quedar diligenciado que el Coordinador o Coordinadora de Caso ha realizado los trámites oportunos con los SSM y que estos han dado su aprobación.