Tal como establece la legislación vigente, las Entidades Públicas asegurarán la conservación de la información de que dispongan relativa a los orígenes del NNA, en particular la información respecto a la identidad de sus progenitores, así como la historia médica del NNA y de su familia, y se conservarán durante al menos cincuenta años con posterioridad al momento en que la adopción se haya hecho definitiva. La conservación se llevará a cabo a los solos efectos de que la persona adoptada, alcanzada la mayoría de edad o durante su minoría de edad a través de sus representantes legales, ejerza su derecho a conocer los datos sobre sus orígenes biológicos (art. 180.5 y 180.6 CC; art. 278 y 279 LIA). 

En el caso de la adopción internacional, este derecho de las personas adoptadas queda reconocido en relación a los datos que sobre sus orígenes biológicos obren en poder de las Entidades Públicas, 
sin perjuicio de las limitaciones que pudieran derivarse de la legislación de los países de origen. Para ello, los organismos acreditados que hubieran intermediado en la adopción deberán informar a las Entidades Públicas de los datos de los que dispongan (art. 12, Ley 54/2007, de 28 de diciembre).

El AMF prestará, a través de los Coordinadores y Coordinadoras de Caso de la UAFA, asesoramiento y ayuda con este propósito. Esto podrá incluir (art. 279.4 LIA):

• Orientación sobre el proceso de búsqueda, localización y obtención de la información o asesoramiento y apoyo para su compresión y procesamiento emocional y la asunción e integración como parte de la propia identidad.
• Intermediación y preparación para el contacto con miembros de la familia de origen, si las personas implicadas prestan su consentimiento con ese propósito. A tal efecto, deberá llevarse a cabo un procedimiento confidencial de mediación, previo a la revelación de los datos, en cuyo marco tanto la persona adoptada como sus progenitores biológicos serán informadas de las respectivas circunstancias familiares y sociales y de la actitud manifestada por la otra parte en relación con un posible contacto o encuentro.

Para la adopción internacional, el AMF podrá encomendar los recursos cualificados de mediación para la búsqueda de orígenes a organismos acreditados o entidades autorizadas (art. 5.1i), Ley 54/2007, de 28 de diciembre).

El procedimiento a seguir en estos casos incluye los siguientes pasos: 

1.    Presentación de la solicitud en el AMF

Se inicia el procedimiento con la solicitud de búsqueda de orígenes. Al impreso de solicitud se ha de adjuntar, al menos, la fotocopia del DNI, el Certificado literal de nacimiento y cualquier otra documentación que la persona solicitante pudiera considerar de utilidad para facilitar el proceso. 

Es requisito imprescindible para inicio del proceso que la adopción haya sido constituida en el Territorio Histórico de Álava, en el caso de adopción nacional, o que se haya tramitado a través de la Diputación Foral, en el caso de adopción internacional.

En este primer momento, el técnico o técnica de la UAFA designado al efecto podría mantener una entrevista informativa sobre el procedimiento, si así lo demandara la persona solicitante.

2.    Valoración de la viabilidad de la solicitud

Se cita a la persona solicitante en la UAFA para una entrevista en la que se le explicará el procedimiento (si no se hubiera hecho con anterioridad) y se valorará la viabilidad de su solicitud.

3.    Investigación

Búsqueda activa de la información obrante en el expediente administrativo relativo a la adopción, en los Archivos Forales o en otras fuentes de información. Asimismo, búsqueda acerca de la posibilidad de que algún miembro de la familia de origen hubiera mostrado su interés por contactar con la persona adoptada. 

4.    Asesoramiento y orientación

Paralelamente a las actividades administrativas de búsqueda, desde el AMF se acompañará a la persona solicitante en el proceso para: 

• Transmitirle el significado y alcance del ejercicio del derecho a conocer los propios orígenes.
• Favorecer la toma de conciencia acerca de la trascendencia y consecuencias para sí y en relación con el respeto a los derechos legítimos de terceras personas que puedan verse afectadas.
• Estimular el proceso de reflexión y facilitar la toma de decisiones.
• Dispensar el apoyo personal necesario, tanto en el caso de que se disponga de información sobre los orígenes biológicos como en el caso de que no se halle ningún dato al respecto
   

5.    Comunicación a la familia de origen y a la persona adoptada

Una vez realizada la comunicación a la familia de origen, se procederá a comunicar a la persona adoptada sus datos de filiación mediante resolución. Si tanto la familia biológica como la persona adoptada desean conocerse, se iniciará la siguiente fase.

6.    Mediación

Esta fase consiste en diferentes entrevistas personales, comunicaciones, etc. por un lado con la familia de origen y, por otro, con la persona adoptada, con el objetivo de preparar un posible encuentro.