Los datos de carácter personal que se manejan en servicios sociales están considerados como especialmente sensibles y gozan de la más alta protección en cuanto a su divulgación y posibilidades de acceso, rectificación y cancelación. Serán tratados de acuerdo a lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre,de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.
Todas las comunicaciones entre profesionales y sistemas se realizarán en condiciones de seguridad adecuadas que impidan el acceso a su contenido a terceras personas ajenas y garantice el respeto al derecho a la intimidad y a la protección de datos de las personas afectadas frente a terceras personas. Incluirán únicamente la información necesaria y pertinente para la situación de que se trate. En comunicaciones escritas enviadas por medios electrónicos que incluyan datos de identificación personal, y por tanto datos sensibles, deberán ser encriptadas con el máximo nivel de seguridad.  

Los informes entre instituciones deberán enviarse necesariamente a través del Sistema de Interconexión de Registros Electrónicos (SIR), tal como establece el art.14.2. de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esto no impide que, en situaciones urgentes o en otras que resulte necesario, los informes o parte de ellos puedan ser enviados previamente por correo electrónico. Esta remisión no exime de que los informes tengan que ser remitidos necesariamente también a través del SIR. 

La remisión de informes del AMF a SSM se realizará:

En el caso del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz:

• al Servicio Municipal de Infancia y Familia si se trata de un caso de riesgo moderado, y 
• al Servicio de Acción Comunitaria en el resto de casos, a excepción de aquellos derivados al AMF por el SMUS y que no tuvieran expediente abierto en SSM, en cuyo caso la comunicación se realizará al Servicio de Inclusión Social. 

En el caso de SSM de la zona rural, al Ayuntamiento o Cuadrilla correspondiente. 

Se utilizarán para ello las direcciones de contacto proporcionadas al efecto. El AMF utilizará también esas direcciones para informar a SSM de actuaciones llevadas a cabo que pueden ser de su interés.